Сегодня в ивент-индустрии существует любопытный нюанс: если в рамках того или иного специального мероприятия имеется кейтеринговая составляющая, то посетители в большинстве случаев составляют свое первоначальное мнение о проекте именно по ней, а не по контенту или работе выступающих персон. Разумеется, все составляющие важны в равной мере, но кейтеринг является тем, что запомнится всегда, будь он хороший или будь он плохой (в особенности, будь он плохой). Иными словами, верный способ провалить специальное мероприятие — это провалить его кейтеринговую составляющую. Именно об этом и пойдет речь в нашем сегодняшнем материале.

Сегодня мы решили отойти от классической схемы «обозначение проблемы -> поиск решения». Вместо этого для дополнительной наглядности мы постарались показать самые распространенные и одновременно самые опасные ситуации, когда организатор проваливает кейтеринг. Иными словами, пошли от противного. А что касается способов обезопасить себя от подобных ситуаций, то здесь он один — не допускать описанных ошибок.

Способ первый — Организация кейтеринга самостоятельно

Один из вернейших способов провалить кейтеринговую составляющую нашего специального мероприятия — это попытаться организовать ее самостоятельно. Разумеется, если мы сами являемся кейтеринговой компанией, то здесь все проще. Во всех других случаях нам необходимо искать подрядчика. Если этого не сделать, то последствия могут быть самыми разными, но обязательно со знаком «минус». Современная ивент-практика знает не так много проектов, где самостоятельно сработанный организатором кейтеринг был на должном уровне.
Представим, что мы по каким-то причинам (чаще всего это желание сэкономить) все же решаем не обращаться к профессиональным подрядчикам, и делаем все сами. Причем, речь тут идет даже не о приготовлении блюд, а о сервисе. Понятно, что нам, в любом случае придется сотрудничать с тем или иным предприятием общественного питания (ресторан, кафе и так далее), но кейтеринг — это не просто приготовить и привезти, это еще и обслуживание, и помощь в составлении меню, и ответственность за положительный результат, и многое другое. Без кейтеринговой компании наши топ-менеджеры будут заниматься составлением меню, менеджеры по продажам сервировкой, сотрудники финансового отдела разносить тарелки, специалисты по логистике разливать спиртное, и в итоге мы, скорее всего, получим пародию на кейтеринг. Исключением могут служить лишь те ивенты, где подобная «самостоятельность» организатора заложена в концепцию: лично автору настоящего материала пришлось побывать на интересном корпоративном празднике, где официантами работали как раз сотрудники, но это частность.

Способ второй — Кейтеринг «на коленке»

Грамотный и эффективный кейтеринг всегда проходит в соответствующем месте. Понятно, что далеко не всегда это ресторан или любое другое предприятие общественного питания, но обстановка все равно должна быть соответствующей. Иными словами, еще один вернейший способ провалить нашу кейтеринговую составляющую — это провести ее «на коленке», в обстановке, не соответствующей каким-то минимальным требованиям профессионального кейтеринга. К слову, такая ситуация может показаться чем-то из рук вон выходящим, но, как показывает, практика организаторы очень часто наступают на упомянутые грабли.
Очень часто это случается, когда в качестве площадки для проведения ивента выступает непосредственно офис организатора. Тут необходимо учитывать, что офисы бывают совершенно разные: в некоторых можно найти место, где кейтеринг уместен, а в некоторых таких мест попросту нет. В качестве примера: один крупный региональный медиа-холдинг устраивал банкет по случаю запуска новой радиостанции. Были приглашены топ-менеджеры партнеров и конкурирующих компаний. Кейтеринг заказывался в очень дорогом и статусном ресторане, но само мероприятие проводилось в крошечном конференц-зале. Стол был составлен из нескольких маленьких столиков, которые качались и расходились, напитки постоянно проливались, гости были вынуждены стоять, в дальнем углу высокой пирамидой были составлены обычные офисные стулья, которым попросту не нашлось нигде места. В итоге был нанесен вред репутации организатора этого банкета и его нового проекта.

Способ третий — «Стандартизированный» кейтеринг

Некоторые эксперты уже давно отмечают следующую тенденцию: компании, представляющие так называемые малый и средний бизнес, в рамках организации деловых специальных мероприятий (корпоративные праздники, презентации, ивенты для партнеров и так далее) в большинстве своем подходят к кейтерингу очень стандартизировано. От ивента к ивенту мы видим одни и те же блюда, одни и те же напитки, которые подбираются совершенно без учета сути проекта, его целевой аудитории и желаемого результата. И такой подход — это еще один верный способ провалить нашу кейтеринговую составляющую.
Компании, которые специализируются на кейтеринге, могут предложить своим заказчикам множество совершенно непохожих друг на друга вариантов, с помощью которых мы можем подчеркнуть эксклюзивность нашего специального мероприятия, но инициатива должна исходить, прежде всего, от организатора. К примеру, для некоего ивента, который проводится летом, можно разработать специальное летнее меню, учитывающее погоду на улице, настроение самого мероприятия и специфику наших посетителей. Самое главное сделать шаг и попытаться уйти от набивших оскомину кейтеринговых «стандартов», с которыми наши гости встречаются на протяжении нескольких лет от ивента к ивенту, ведь запоминаются, в первую очередь, яркие и уникальные проекты.

Способ четвертый — Кейтеринг без сервиса

Следующий способ провалить кейтеринговую составляющую специального мероприятия — это отказаться от сервиса, который, как правило, предоставляют подрядчики за отдельную плату. На практике такая ситуация выглядит следующим образом: кейтеринговая компания совместно с заказчиком разрабатывает меню для проекта, готовит блюда, закупает напитки, привозит все в нужное время организатору и умывает руки. Дальше организатор ивента остается один на один с коробками с едой и напитками и пустым столом.
Сервировка и обслуживание гостей во время мероприятия — вещи очень важные и довольно сложные, если ими занимаются не специалисты. Отметим, что иногда кейтеринговое обслуживание заказывают у другой компании, не имеющей отношение к разработке и реализации меню из финансовых соображений (одна компания уровнем выше работает с меню, вторая компания уровнем ниже отвечает за сервис). Такой вариант имеет право на жизнь, но многие event-эксперты склоняются к мнению, что сервис — все же не тот компонент, на котором стоит так активно экономить, рискуя качеством всей кейтеринговой составляющей мероприятия.

Способ пятый — «Экономный» кейтеринг

Здесь мы подходим к пятому и последнему в этом материале способу провалить кейтеринг специального мероприятия. Его суть — экономия ради экономии. Лично автору настоящего материала и, скорее всего, многим, кто тем или иным образом имел дело с организацией специальных мероприятий, приходилось сталкиваться с такими проектами, в рамках которых организатор подвергал буквально каждый пункт бюджета сокращению. В целом, экономия — это правильно, но только в тех случаях, где она уместна и не несет вреда проекту. Но так получается далеко не всегда. Более того, именно кейтеринг зачастую становится жертвой особенно усердной «экономии», когда урезается буквально все от профессиональной работы над меню до логистики. Ограниченность в средствах — вещь объективная, но, как показывает современная ивент-практика, в большинстве ситуаций лучше попросту отказаться от кейтеринговой составляющей, чем сокращать расходы на нее до таких объемов, которые позволят обратиться лишь в придорожное кафе, а не к специалистам из опытной кейтеринговой компании.

Мнение участников рынка:

Геннадий Клименко, ресторан выездного обслуживания «ФИГАРО»: «Чтобы максимально обезопасить свое мероприятие от возможных сбоев, связанных с работой кейтеринговой службы, надо особенно внимательно отнестись к выбору подрядчика. Лучше всего выбирать кейтеринговую компанию по отзывам и рекомендациям, но если такой возможности нет, то ориентироваться следует на опыт и производственные возможности кейтеринга. Стремление пригласить наиболее дешевого партнера может обернуться не только организационными сбоями и низким качеством обслуживания, но и более серьезными проблемами, например, пищевыми отравлениями. Если кейтеринг имеет свои производственные мощности, свое оборудование, то это дает возможность избежать различных форс-мажорных ситуаций, например, Вы сможете „дозаказать“ блюда в последний момент, если на вашем празднике вдруг изменится количество гостей.
Если говорить о проблемах, возникающих по вине заказчика, то чаще они имеют место в том случае, когда кейтеринг заказывают не напрямую, а через посредника. Так, недавно мы подготовили для одного из агентств мероприятие в формате фуршета, а в день мероприятия оказалось, что основной заказчик хотел шведский стол. И нам пришлось быстро менять комплект оборудования для проведения мероприятия, а также заменять часть блюд. Причем зачастую клиенты не готовы оплачивать дополнительные расходы, возникшие по их вине».

Софья Бусурина, руководитель московского представительства «Конкорд Кейтеринг»: «Очень весомый риск для успешного кейтеринга — это внезапное значительное увеличение количества гостей — когда не хватает ни посуды, ни еды, ни напитков, ни официантов. На такой случай предусматривается экстра-машина с дополнительным оборудованием и безалкогольными напитками, которая не разгружается, а на всякий случай стоит рядом с площадкой. А еды лучше всегда брать с запасом в 10%.
В качестве примера вспомню проблему, с которой мы столкнулись прошлым летом. У нас планировалась свадьба на теплоходе в 17.00. В 14.00 — уровень воды поднялся настолько, что гости уже не смогли бы даже на борт теплохода подняться. В срочном порядке мы договорились об аренде дружественного нам Дворца, организовали переезд туда всего оборудования, кухни, столов, накрытия. Помимо этого нам нужно было организовать транспорт, который должен был встречать всех гостей у теплохода и отвозить во Дворец, и, что наиболее сложно, нам пришлось перемещать срочно все декорации, артистов, сцену, свет и звук, которые монтировались за сутки до этого. Зато все гости попали на свадебное торжество».

Источник: www.btlsostav.ru