Пять советов о том, как организовать ивент с иностранными клиентами

Организация ивента для иностранного клиента — особая задача, в равной мере сложная и увлекательная. В этом случае вы не просто менеджер, а ещё и немного дипломат или даже спецагент. Все возможные тонкости и сложности работы с соотечественниками умножаются на разницу в менталитете, языке и особенностях ведения абсолютно, казалось бы, «глобализированого» бизнеса.

Придётся действовать так, чтобы и клиенту хорошо, и за державу не обидно. Реально? Вполне — если запомнить простые правила.

1. Свобода слова

Не бойтесь языкового барьера: многие вопросы приходится решать в процессе живого общения, лично или по телефону. Страшно быть непонятыми или не понять самим, допустить ошибку или забыть необходимое слово в самый ответственный момент? Выдохните и расслабьтесь.

Во-первых, никому в голову не придёт засомневаться в вашей компетентности из-за незначительной речевой ошибки. Во-вторых, если язык вашего общения для клиента родной — он отнесётся с пониманием, а если неродной — с ещё большим пониманием.

Что-то не расслышали или недопоняли — смело попросите повторить или рассказать подробнее. Заказчик точно так же заинтересован в том, чтобы вы поняли его правильно. Забыли слово — замените синонимом или объясните, как можете, вам, скорее всего, деликатно подскажут правильный вариант.

В письменной речи в этом помогут словари, например, «Мультитран». Я иногда пользуюсь им во время конференц-звонков, если очень некстати вылетело из головы какое-то слово или выражение. Разнообразные онлайн-переводчики без вдумчивой вычитки использовать не советуем, они искажают речь, а иногда даже смысл.

Главное, не запутывайте сами себя: не стройте слишком сложных фраз, даже если до этого обменивались с клиентом литературными письмами. Если разговор очень серьёзный, а времени на него отведено мало — запаситесь одним-двумя надежными коллегами, которые, в случае чего, смогут вас подстраховать.

2. Дьявол в деталях

Будьте бдительны, осторожны и придирчивы. Во всём. И дело здесь совсем не в коварстве заказчика, который вознамерился вас обмануть. Ведь даже с соотечественниками иногда возникают ситуации из разряда «я не то имел в виду» — что говорить об иностранных коллегах, с которыми мы даже профессиональные термины можем употреблять в несколько разных смысловых оттенках. Или вообще неодинаково представлять себе набор действий, который включает в себя то или иное понятие.

В организации мероприятий детали решают абсолютно всё: подведёт один элемент — рухнет вся конструкция. Поэтому необходимо иметь точное представление о том, чего от вас хочет клиент.

И учтите: далеко не факт, что он сам полностью это понимает. Кроме того, рекомендуется посвятить заказчика в тонкости работы российского рынка и постараться приспособить к ним его пожеланиям — или объяснить, почему ему лучше от чего-то отказаться.

Например, у нас был случай, когда клиент из туманного Лондона захотел провести пресс-мероприятие на целый день. Ну то есть обычную пресс-конференцию на шесть часов. Пришлось объяснить, что у наших журналистов, к сожалению, нет возможности посвятить весь рабочий день их компании.

3. Атмосферное давление

Погружение в атмосферу другой страны — это всегда прекрасно. Если мероприятие проходит на «вашей» территории, то так, скорее всего, считает и заказчик, который хочет гостиницу с «русским флёром», ресторан с русской кухней, а то и вовсе balalaika с perestroika.

Думаете, стереотип о стереотипе? Нет, вполне себе объективная реальность. Если вы общаетесь с таким же менеджером, получившим от руководства пожелание «Russian style» — поверьте, его креатив может принять совершенно причудливые формы. Спорить здесь не надо, а вот постараться показать этот самый Russian style в самом лучшем свете — вполне.

Если кажется, что это скучно — попробуйте предложить необычное в классическом, вроде неземного молекулярного борща. Отговорить стоит разве что от романтики soviet style hotel — весьма вероятно, что там будет совсем неромантичный soviet style service.

4. «Ты едешь на работу к документообороту, зная наперёд: сегодня день наоборот»

Конечно же, периодически все мы сталкиваемся с ситуациями, когда юристы партнёра или клиента уделяют документам особое внимание, вычитывая буквально каждую запятую. Мы как белая компания с пониманием относимся к такому подходу к делу. Чего таить — бывает, мы занудствуем так сами, когда работаем с подрядчиками. В случае же с иностранными клиентами/партнёрами/гостями/спикерами всё буквально наоборот!

Запомните, они чаще всего не понимают, зачем нам все эти договоры, акты, какие-то ещё бумажки, причём оригиналы — почему нельзя подписать в электронном виде или успокоиться на обмене PDF-версиями. Придётся доходчиво, долго и зачастую по несколько раз объяснять клиенту все детали законодательства. К этому просто нужно быть готовыми, закладывая на эту задачу побольше времени изначально.

5. Спокойствие, только спокойствие

И снова о дипломатии. Понимаем: сложно сохранять спокойствие и улыбаться, когда клиент требует невозможного и совсем не хочет слушать своего консультанта, то есть вас. Русский клиент. А когда такая проблема возникает с иностранным заказчиком… shit, как известно, happens. Культура-менталитет, как ни банально, разные — будьте терпеливы, даже если придётся объяснять очевидное несколько раз. Даже если заказчик считает, что гораздо лучше вашего изучил (загуглил) российские реалии. Даже если нужно рассказывать, почему нельзя банкет в Большом театре и медвежьи бега (шутка). В общем, всегда. Возмущение может разве что укрепить языковой барьер. Возьмите за образец «европейскую» улыбку — и good luck вам.

Ивент для иностранных клиентов — прекрасная возможность прикоснуться к чужой культуре, узнать об особенностях ведения дел в другой стране, завести иностранных партнёров, попрактиковать наконец, иностранный язык. Поверьте, даже двадцать пятое мероприятие в пресловутом Russian style может стать потрясающе интересным опытом — главное, суметь увидеть позитивные моменты и искренне им порадоваться.

Анна Загумённая

Еxlibris.ru